EY安永專欄－淺談採購舞弊之態樣及偵防

近年來屢傳知名企業發生採購舞弊事件，由於採購往往是企業最重大的成本及支出，因此是最常發生舞弊的環節之一，如何控管相關風險成爲衆多企業的頭號課題。

然而採購流程複雜，從申購、需求確認、供應商遴選、詢比議價、發出訂單、交貨驗收、付款到會計入帳等層層階段，橫跨數個部門，每個環節都可能出現風險，不僅內部員工可能利用職務之便收受回扣、透過設立空殼公司，創造虛假供應商撈油水或取巧省略公司採購標準程序，以鑽漏洞的方式獲取不法利益，外部的供應商也可能自行勾結圍標，或提供劣質替代品，偷工減料造成企業損失。

臺灣舞弊防治與鑑識協會理事長馬秀如指出，根據2020年ACFE（舞弊稽覈師協會）全球舞弊報告，採購舞弊被發現的時間平均約爲18個月，每件採購舞弊帶給企業的平均損失約新臺幣300萬元，屬企業營運相對高風險的事項，採購舞弊風險之控管不可不慎。採購舞弊常見的態樣包括賄賂、送禮、回扣、拆單（分次採購）以避開核決門檻、泄漏標案資料、圍標與綁標，或是虛設供應商及虛假之交易…等，弊案的發生除了侵蝕企業的財務獲利，也可能嚴重傷及企業聲譽。

筆者在進行採購舞弊案件調查時，經常運用數據分析偵測異常的交易模式，再集中人力針對數據分析辨視出之高風險交易，進行穿透式的交易測試以及實地訪查。常見且簡易的採購舞弊數據分析指標，包括沒有訂購單的付款、非上班時間入帳分錄、相較合約付款條件提早將款項支付給廠商，以及發票日期早於訂購單日期等日期邏輯異常之交易。

另外，公司針對供應商主檔以及交易資料，也應定期執行供應商盡職調查，並且注意其他紅旗警訊，例如系統出現大量使用或重複使用的一次性供應商等，即可能爲內部員工試圖躲避供應商建檔及評鑑的徵兆。

企業欲降低採購舞弊風險，第一步系樹立誠信至上及決不寬貸舞弊者的組織文化及核心價值，除了管理階層以身作則之外，並且制定具體與可衡量的行爲道德準則。再來，落實供應商盡職調查程序、對供應商定期進行查覈、對每個重大采購階段建立完善的職責分工和核決權限，從申請的審查、到最後階段的驗收及付款程序，嚴密地檢視內部控制是否有效。

此外，設立受保護的獨立舉報管道往往是最有效的揭弊工具。最後，企業可善用最新科技，逐步對採購數據及供應商進行分析，甚至將機器學習等技術納入舞弊風險監控平臺，持續且即時地分析監控，期望能夠藉此降低企業因此造成的損失，維護努力經營成果。（本文作者爲安永聯合會計師事務所審計服務部執業會計師）