傳「?」沒禮貌?職場上用Line溝通的5個壞習慣…專家:換位思考超重要

LINE示意圖。(圖/聯合報系資料照)

文.翁申霖整理

你對訊息禮儀瞭解多少呢?日前在社交軟體上有一議題引發高度關注及討論,一名網友反應,傳LINE訊息給對方,隨後卻僅收到一個「?」符號,他認爲單用「?」回覆相當不妥且有失禮貌。

此文一出引起正反意見熱議,不少人認同該觀點,直呼「有時候明明寫得很清楚,就是有人喜歡打個問號」、「滿沒禮貌的,每當只收到?就不想聊了」、「除了『?』,還有『在嗎?』看到我都當自己不在」、「他程度只有標點符號」,也有人覺得,最討厭的回覆除了? 就是哦,真的超級討厭!

另一派人則持相反意見,表示「啊就疑惑,不知道對方在講什麼想表達什麼的時候用的」,問號代表我完全不知道你在說什麼,還有人反駁「回蛤有比較好嗎」、「當我連從哪問起都不知道的時候就會回個問號」。

別再這樣傳LINE!

5個壞習慣易惹怒別人

《518職場熊報》提醒,使用通訊軟體溝通,有一些可能會誤觸的地雷,千萬別因爲傳訊息這種「小事」,最後演變成被同事誤解、失去朋友,甚至被人封鎖。

講同一件事硬要拆成好幾段

有些人習慣將一段話硬是拆成多段訊息分送,導致對方必須接收到一連串的通知,《518職場熊報》指出,這些破碎的文字訊息除了會讓對方不能馬上抓取重點,一封封跳出通知也是相當惱人。

專家建議,在傳送重要工作訊息時,先開個小記事本把訊息編輯好,包括:檢查標題符號、贅字、錯字等,待確認沒問題再一併送出訊息即可。

愛用「語音訊息」溝通

職場上也有不少「語音狂人」,在通訊軟體中的語音訊息固然方便,但太過依賴反而造成對方不便。

《518職場熊報》表示,「你有沒有考慮到對方,當下其實沒時間聽語音訊息呢?」且對於工作繁忙的人來說,回顧語音內容其實相對耗時,建議重要訊息仍用文字形式傳達,才能讓整體溝通流程更爲流暢。

習慣「已讀不回」

在職場上,無論是對上司或客戶,請務必避免「已讀不回」的情況發生。

《518職場熊報》建議,若當下手邊在忙,或許可以簡短傳個「收到,謝謝通知」或「抱歉,會議中稍後回覆」,不僅可以讓對方放心,還能避免因已讀未迴帶來的誤解,也免除對方心中疑慮。

依賴貼圖或表情符號

LINE上有各式各樣有趣、可愛的貼圖及表情符號可以輔助使用,不過,《518職場熊抱》指出,職場上若用狂用貼圖、表情符號洗版聊天視窗,會讓訊息顯得隨意甚至模糊,尤其是「愛心、擁抱」等較爲有感情的圖示,恐怕容易讓對方不確定怎麼回覆。

專家建議在職場對話中保持專業,適當使用表情符號,必要時用文字傳達情緒,以確保訊息不失禮貌,也更具專業性。

老愛用「在嗎?」當開頭

誠如前述網友所提及「除了『?』,還有『在嗎?』看到我都當自己不在」,用「在嗎?」作爲開場卻不說明具體需求,這樣的模糊問候可能會讓對方產生不必要的猜測。百萬暢銷書作家李尚龍就曾在著作中直言,「在嗎?」「有件事跟你說一下。」這兩句話很可怕。

他表示,「在嗎」這句話很難回答,因爲你可能「在」,但是你在跟家人吃飯,無法回覆訊息。你也可能「不在」,但你正在LINE裡跟別人談事情、發動態,所以,你應該回答「在」還是「不在」呢?回答「在」,便會進入一邊吃飯一邊看手機的狀態;回答「不在」,他可能會覺得你不重視他。最可怕的是,你回答了「在」,對方找你借錢,找你幫他小孩投票,此時你到底是該「在」還是「不在」?

李尚龍表示,得體的LINE禮儀應該是先說「您好」,如果是工作上的事情,接着把事情說清楚,給對方自由的時間,選擇是否回覆你、應答你。這樣的方式,讓對方舒服,也會讓人覺得你是個專業的職場人。

《518職場熊抱》也認爲,最舒服的溝通方式就是換位思考,當你希望別人怎麼好好對待自己、你願意聽到哪些話,或是怎麼溝通最不會踩雷,那你就先用這種方式去跟他人互動。

本文授權自今週刊,原文見此。

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